Portal Kingsway Charities — Samouczek dla klientów

Dla organizacji odbierających, współpracujących z Kingsway Charities Ostatnia aktualizacja: 25 czerwca 2026

Ten przewodnik krok po kroku pokazuje, jak Twoja organizacja korzysta z portalu Kingsway Charities — od rejestracji po odebranie przesyłki i pobranie dokumentów darowizny. Lektura zajmuje około 10 minut. Wystarczy zapoznać się z nim raz. Dodaj go do zakładek dla osób w zespole, które zajmują się zamówieniami i wyjazdami.

Jeśli coś w portalu nie działa tak, jak opisano w tym przewodniku, napisz na info@kingswaycharities.org — ktoś z zespołu Kingsway pomoże Ci to rozwiązać.

1. Do czego służy portal

Portal Kingsway Charities to centrum operacyjne Twojej organizacji:

• Składanie wniosków o wyjazd z autoryzacją lekarza
• Przeglądanie katalogu dostępnych farmaceutyków i materiałów medycznych
• Tworzenie koszyka i składanie zamówienia na nadchodzący wyjazd
• Opłacanie opłat manipulacyjnych i wysyłki
• Śledzenie przesyłki z FedEx
• Pobieranie Faktury Darowizny i Certyfikatu Darowizny do Twoich akt

Portal znajduje się pod adresem kingsway.v.frappe.cloud. Dodaj go do zakładek.

2. Rejestracja organizacji

Organizacja rejestruje się tylko raz. Później kolejnych członków zespołu można dodać bez powtarzania całej procedury.

Przejdź na /signup i wypełnij kreator:

Kreator zbiera:

1. Weryfikacja e-maila — podaj służbowy adres e-mail, rozwiąż reCAPTCHA i wpisz 6-cyfrowy kod, który wyślemy. To potwierdza, że adres należy do Ciebie, zanim utworzymy konto.
2. Dane osobowe — imię i nazwisko, telefon, stanowisko w organizacji oraz adres.
3. Dane organizacji — nazwa prawna, EIN (numer identyfikacji podatkowej), strona internetowa, adres, status 501(c)(3).
4. Lekarz — imię, e-mail, telefon, tytuł (MD/DO/DDS/DMD), stany, w których ma licencję, data ważności i kopia licencji.
5. Zgoda — potwierdź, że masz uprawnienia do zarejestrowania organizacji.

Po wysłaniu zobaczysz ekran potwierdzenia. Twój lekarz dostanie e-mail od Kingsway z bezpiecznym linkiem do podpisania autoryzacji. Link jest ważny przez 7 dni. Konto pozostaje w stanie Oczekuje na zatwierdzenie, dopóki administrator Kingsway nie sprawdzi i nie zatwierdzi organizacji — zwykle w ciągu jednego dnia roboczego.

Po zatwierdzeniu organizacji otrzymasz e-mail powitalny. Od tej chwili możesz się logować.

3. Logowanie

Portal korzysta z logowania bez hasła — nie musisz pamiętać żadnego hasła. Przy każdym logowaniu wysyłamy jednorazowy 6-cyfrowy kod e-mailem.

Przejdź na /login :

1. Wpisz adres e-mail
2. Rozwiąż reCAPTCHA
3. Kliknij Wyślij kod weryfikacyjny
4. Sprawdź skrzynkę: zobaczysz e-mail od Kingsway Charities z 6-cyfrowym kodem
5. Wpisz kod na kolejnym ekranie i kliknij Zweryfikuj

Jeśli kod nie dotrze w ciągu 60 sekund, sprawdź folder spam i kliknij Wyślij kod ponownie. Jeśli nadal nie dotrze, napisz na info@kingswaycharities.org.

Jeśli na koncie masz numer telefonu, możesz odbierać kod też przez SMS — wybierz opcję SMS przed kliknięciem Wyślij kod.

4. Twój pulpit

Po zalogowaniu trafiasz na pulpit:

Pulpit pokazuje:

• Karty statystyk — liczba wyjazdów, powiązanych lekarzy i złożonych zamówień
• Ostatnie wnioski o wyjazd — najnowsze wyjazdy i ich status
• Powiadomienia — jeśli masz zatwierdzony wyjazd w ciągu 15 dni i nie złożyłeś jeszcze zamówienia, pojawi się tu przypomnienie
• Aktywność — 5 ostatnich zdarzeń na koncie (rejestracje, zatwierdzenia, zamówienia, wysyłki)

Stąd przechodzisz do Katalogu, Wyjazdów, Zamówień, Lekarzy, Ustawień i pełnej Historii aktywności.

5. Przeglądanie katalogu

Kliknij Katalog w nawigacji:

Katalog ma dwie zakładki:

• Darowizny — produkty otrzymane przez Kingsway jako darowizny, udostępniane bez kosztu produktu (płacisz tylko opłatę manipulacyjną 25 $ za zamówienie i wysyłkę)
• Zakupione — produkty kupowane przez Kingsway; płacisz koszt rzeczywisty plus wysyłkę

Każda karta produktu pokazuje:

• Nazwę i postać (np. "Amoksycylina kapsułki 500 mg")
• Koszt — ile płacisz za jednostkę (zero dla Darowizny; stawka dla Zakupionego)
• Wartość — hurtowa wartość rynkowa jednostki, według Red Book lub NADAC. Pokazuje, jaki wpływ donacja ma dla Twojej organizacji.
• Stan magazynowy i datę ważności

Kliknij dowolny produkt, aby otworzyć okno ze szczegółami, w którym zobaczysz NDC, pełny opis i dodasz produkt do koszyka z wybraną ilością.

Produkty z "N/D" w kolumnie Wartość — niektóre produkty nie mają opublikowanej ceny WAC w momencie wprowadzenia. Nie znaczy to, że są bezwartościowe; po prostu nie możemy jeszcze podać hurtowej wartości. Sumy darowizn w dokumentach końcowych pomijają takie pozycje zamiast zgadywać.

6. Dodawanie do koszyka

Gdy znajdziesz produkt, kliknij Dodaj do koszyka na karcie (lub otwórz okno szczegółów, by uzyskać więcej opcji):

W oknie ustawiasz:

• Wniosek o wyjazd — każda pozycja koszyka jest powiązana z konkretnym wnioskiem o wyjazd Twojej organizacji. Wybierz, której podróży dotyczy produkt.
• Ilość — ile jednostek.
• Kliknij Dodaj do koszyka.

Ikona koszyka w nawigacji aktualizuje się i pokazuje liczbę produktów. Koszyki są zachowywane między sesjami — bez limitu czasu. Jeśli produkt skończy się, gdy jest w koszyku, wyślemy e-mail i go usuniemy.

7. Koszyk i zapłata

Kliknij ikonę koszyka, by sprawdzić zamówienie:

Koszyk pokazuje:

• Szczegółową tabelę z nazwą, Kosztem, Wartością, Ilością, Wagą, Kwotą
• Sterowanie ilością — przyciski +/- albo wpisanie nowej liczby
• Wartość pośrednią — kwotę, którą zapłacisz
• Wartość całkowita (Wpływ darowizny) — zielony wiersz pokazujący hurtową wartość tego, co otrzymujesz
• Opłatę manipulacyjną (25 $ tylko dla zamówień darowizn)
• Szacunkowy koszt wysyłki FedEx na podstawie wagi i Twojego adresu

Gdy będziesz gotów, przewiń do sekcji płatności. Zobaczysz jedną lub obie opcje, zależnie od konfiguracji konta:

• Zapłać przez PayPal (natychmiast) — od razu opłać przez PayPal Checkout. Zamówienie idzie do realizacji, gdy PayPal potwierdzi.
• Zapłać fakturą — otrzymujesz hostowaną fakturę PayPal e-mailem; płacisz później przez PayPal, przelew lub czek. Dostępne dla organizacji, które o to poprosiły.

Wybierz metodę i kliknij Złóż zamówienie.

Koszyki powyżej 4500 lb mają inny tryb. Zobacz następny rozdział.

8. Duże zamówienia (4500 lb i więcej) — Wycena frachtu

Jeśli koszyk przekroczy 4500 lb, FedEx Ground przestaje być praktyczny i musimy wysłać frachtem. Portal się tym zajmuje:

Zamiast standardowego przycisku PayPal zobaczysz żółty baner i przycisk Poproś o wycenę frachtu. Po kliknięciu:

1. Koszyk zostaje zapisany jako wersja robocza zamówienia ze statusem Czeka na wycenę frachtu
2. Zespół wysyłki Kingsway zostaje powiadomiony
3. Albert (Dyrektor Operacji) uzyskuje wycenę z FedEx Freight dla Twojej przesyłki
4. Kecia (Operacje) dodaje koszt do zamówienia i wysyła e-mailem hostowaną fakturę PayPal na kwotę frachtu

Płacisz fakturę frachtową przez PayPal. Po opłaceniu zamówienie idzie do realizacji jak każde inne. Same produkty (Koszt) nadal kosztują tyle co kosztują — faktura frachtowa pokrywa wyłącznie transport.

W momencie kliknięcia Poproś o wycenę frachtu nie jest pobierana żadna płatność. Płacisz dopiero po potwierdzeniu rzeczywistego kosztu przez Alberta i Kecię.

9. Śledzenie przesyłki

Gdy zamówienie zostanie wysłane, dostajesz e-mail:

E-mail zawiera:

• Numer śledzenia z bezpośrednim linkiem do FedEx
• PDF Faktury Darowizny w załączniku (szczegółowe zestawienie tego, co zostało wysłane)
• PDF Certyfikatu Darowizny w załączniku (formalny certyfikat podpisany przez Alberta)

Te same informacje śledzenia i PDF-y znajdziesz też zawsze w sekcji Zamówienia portalu:

Wejdź w dowolne zamówienie, by zobaczyć:

• Podsumowanie zamówienia — data, status, metoda płatności, Twój numer referencyjny darowizny DON-YYYY-NNNNN
• Tabelę pozycji z kolumną Wartość i Wartością Całkowitą Darowizny
• Kartę Dokumenty — linki do pobrania Faktury Darowizny i Certyfikatu Darowizny. Dostępne na zawsze; pobierasz je, ilekroć Twoja księgowość ich potrzebuje.
• Wysyłka i śledzenie — każdy List Przewozowy z przewoźnikiem, numerem śledzenia i linkiem FedEx

10. Twoje dokumenty darowizny, wyjaśnione

Każda wysyłka generuje dwa PDF-y, które zachowujesz dla swoich akt.

Faktura Darowizny

Szczegółowe zestawienie na wysyłkę pokazujące:

• Nazwę produktu, NDC, numer partii, datę ważności
• Wysłaną ilość
• Cenę WAC za jednostkę (Twoja hurtowa wartość z Red Book lub NADAC)
• Wartość WAC za wiersz (ilość × wartość jednostkowa)
• Wartość Całkowitą Darowizny na dole

To dokument, którym Twoja księgowość rejestruje hurtową wartość tego, co organizacja otrzymała.

Certyfikat Darowizny

Formalny jednostronicowy certyfikat, jeden na zamówienie, pokazujący:

• Nazwę Twojej organizacji
• Wyjazd misyjny, dla którego został przygotowany
• Numer Referencyjny Darowizny (DON-YYYY-NNNNN) — trwały identyfikator Kingsway dla tej darowizny
• Łączną liczbę pozycji, ilość całkowitą i wartość całkowitą darowizny
• Podpisany przez Alberta W. Hestera, Dyrektora Operacji, Kingsway Charities, Inc.

Tego certyfikatu używasz w raportach dla zarządu, podziękowaniach dla darczyńców i własnych aktach.

Obydwa dokumenty są przechowywane przy zamówieniu bezterminowo. Możesz je pobrać ponownie w dowolnym momencie z karty Dokumenty na stronie szczegółów zamówienia.

11. Dodawanie członków zespołu

Po zatwierdzeniu organizacji możesz dodać kolejnych członków zespołu — nie muszą przechodzić pełnej rejestracji.

Przejdź do Ustawienia → Zespół:

1. Kliknij Zaproś członka zespołu
2. Wpisz imię i nazwisko, e-mail oraz rolę (Administrator Organizacji lub Użytkownik Organizacji)
3. Osoba dostaje e-mail z linkiem do skonfigurowania dostępu
4. Loguje się tak samo jak Ty (e-mail → kod OTP)

Role:

• Administrator Organizacji — może wszystko to, co Ty: składać zamówienia, widzieć wszystkie wyjazdy, zarządzać zespołem
• Użytkownik Organizacji — widzi zamówienia i przegląda katalog, ale nie może dodawać członków ani zmieniać ustawień organizacji

12. Języki

Portal Kingsway Charities jest dostępny w kilku językach, żeby Twoja organizacja korzystała w języku, w którym czuje się najlepiej. Przełącznik języka znajdziesz w prawym górnym rogu.

Planowane języki:

• Hiszpański
• Europejskie: francuski, portugalski, niemiecki, włoski, polski, rosyjski
• Afrykańskie: suahili, amharski, hausa, joruba, zulu
• Azjatyckie: chiński (uproszczony), koreański, japoński

Gdy język zostanie uruchomiony, Administrator Twojej Organizacji ustawi Preferowany język dla całej organizacji w Ustawienia → Konto. Każdy użytkownik może też nadpisać język dla swojego konta w Ustawienia → Profil. E-maile systemowe, komunikaty błędów, Faktura Darowizny i Certyfikat Darowizny będą tłumaczone.

Jeśli chcesz dostać powiadomienie, gdy Twój język będzie gotowy, napisz na info@kingswaycharities.org i podaj język. Dodamy Cię do listy startowej.

13. Gdy coś nie działa

Portal jest zaprojektowany tak, by zawodzić bezpiecznie. Jeśli coś przestaje działać tak, jak opisuje przewodnik — nie możesz się zalogować, zamówienie się nie wysyła, dokument się nie pobiera, nie dotarł e-mail o wysyłce — napisz na info@kingswaycharities.org z:

• Nazwą organizacji
• Tym, co próbowałeś zrobić
• Tym, co zobaczyłeś na ekranie (zrzut ekranu pomaga)

Zespół Kingsway monitoruje tę skrzynkę w godzinach pracy i pomoże to rozwiązać.

W przypadku pytań o zamówienia, wyceny frachtu lub konkretną wysyłkę, zespół przekieruje wiadomość do odpowiedniej osoby (Albert, Kecia lub administrator Kingsway).

Skrócona referencja

Kingsway Charities, Inc. — 1807 Bay Street, Bristol, TN 37620 — (276) 466-3014 — info@kingswaycharities.org